オフィス マネージャー: 彼は誰で、何をしているのですか?

現代のビジネスでは、オフィスを持つ企業は、オフィス マネージャーの仕事なしには成り立ちません。このポジションには、組織のオフィスのワークフローの管理と管理が含まれます。

本来、事務長は、 会社のすべての作業の瞬間が収束し、決定される、有益で指針となるリンクです。 社長と部下とのやり取りを行い、社長が署名した書類を一般社員に知らせ、会社の顧客とやり取りし、通信を管理し、会社の業績を監視し、事務所にオフィスを提供し、取締役からの直接の指示を実行し、彼の代理人。

オフィスマネージャーは、オフィス全体に本格的なワークフローを提供する従業員です。 職務記述書は、仕事の本質をよりよく理解するのに役立ちます。

職業の分類と従業員の地位によると、オフィスマネージャーの職業とその職務は、秘書の職業とは大きく異なります。 オフィスマネージャーは、まず第一に、会社のオフィススペースの主催者であり、マネージャーと管理者がすべて1つにまとめられています. 秘書の職業は、特定の人（ディレクター、副ディレクター、トップマネージャー）に従属し、彼の業務のみを行うことを意味します。

オフィス マネージャーは、オフィスの現在のすべての作業、主に紙のワークフローを管理します。 途切れることなく維持 オフィス機器の操作、会社の従業員を提供します 文房具、タイムリーに従業員の注意を喚起し、社長が発行したオフィスの命令、命令、発表、 かかってきた電話を受ける、必要に応じて、ディレクターの会議と旅行のカレンダーを維持します。この場合、欠員は「秘書機能を備えたオフィスマネージャー」と呼ばれます。

オフィスマネージャーの仕事には、組織的、情報提供的、および管理的な行動が含まれるため、彼の職務には特定の機能的タスクが含まれます。 これはまさにオフィスマネージャーの雇用と本質であり、次のことを行う必要があります。

• 新しい営業日のためにオフィスの仕事を準備します。 電話、コンピューター、オフィス機器の動作、消耗品 (紙、補充されたプリンター カートリッジ) の入手可能性を確認します。
• 監督し、オフィス施設の清潔さを監視し、 衛生基準（施設内の完全な照明、換気、温度条件）への準拠、分割システムの動作の確認。
• タイムリーな事務用品の購入 タイムリーにオフィスワーカーに提供する。
• 飲料水を注文する 洗剤、トイレットペーパー、ナプキン;
• 現在のワークフローを制御します。 必要な文書、レポート、オフィスの本格的な作業に必要な作業資料を準備し、他の作業の瞬間やタスクを解決します。
• ドライバーと宅配便の仕事を毎日監視します。
• リーダーの指示に従い、 オフィスマネージャーは、従業員間の責任の分配に責任を負い、 彼らのためにタスクを設定し、必要な作業情報に注意を向け、責任のレベルを決定し、得られた結果の有効性を分析します。
• 毎月の財務費用の見積もりを計算して準備する オフィスの維持のため、その執行を管理するため。
• タイムシートを保持し、 暦月内に各従業員が働いた日数と時間、タイムシートをタイムリーに給与計算のために経理部門に提出します。
• 労働規律の遵守を管理する: 遅刻、早退、従業員の欠勤の事実について、会社の経営陣に通知し、服装規定の違反と違反の記録を保持します。
• 会議を開催し、 登録し、訪問者が問題を解決するのを支援します。

オフィスマネージャーの主な能力には、交渉、会議、会議の準備と実施が含まれます。

• 彼は必要な材料をすべて準備しなければならず、 イベントへのすべての関係者の出席を確保し、会議の議事録を作成します。
• 会社のクライアントやパートナーとのコミュニケーション、 資料を配布します。
• 着信および発信オフィスの通信を処理し、 登録して送信します。
• 従業員を支援しサポートする 紛争や議論の余地のある状況の解決において;
• オフィスワークのコーディネート 1 日の終わりに、オフィス機器、照明、分割システム、エアコンが電源から切断されていないかどうかを確認します。
• 場合によっては、オフィスマネージャーが新しい従業員を見つけて採用する責任があります （特別サイトに必要な欠員に関する情報を掲載し、履歴書を確認し、応募者を事前に選択し、面接を実施します）;
• 潜在的な顧客に書面または電話で通知する 価格表に従った商品およびサービスの費用;
• 会社の部署の場所に関するアドバイス、 それらの機能;
• 顧客ベースを維持します 企業;
• サイトを維持する義務を果たし、 商品・サービスの広告掲載、記念品の注文、印刷、資料配布

オフィスマネージャーの地位に就くには、候補者はこの仕事を遂行するために必要な主要なスキルを備えているだけでなく、特定の個人的および専門的な資質を備えている必要があります。

人の個人的資質は、その人の性格を構成する生物学的および社会的要素です。 生体成分 人は、特定の遺伝子セットの形で、自然、両親、先祖から受け取ります。 社会的要素 -これは、人が育ち、育った社会環境です。

これらの要素の両方が性格と個性を形成し、個人に良い面と悪い面の両方の特定の資質を与えます. 人の性格特性をすべてまとめることで、客観的で信頼できる心理描写を得ることができます。

ポジティブな性格特性には、次のような特性が含まれます。

• 正直;
• 目標を達成するための忍耐;
• 注意力;
• 自己規律;
• 責任と組織;
• 勤勉、忍耐;
• 内なる貴族;
• 客観性;
• 社交性、礼儀正しさ、人々に対する友好的な態度。
• 落ち着き、目的意識、注意力、時間厳守。
• 対立の欠如、従業員間の紛争を解決する能力、楽観主義、そしてすべてにおいてポジティブ。
• 迅速さ、知性、有用性。
• 活動、野心。

これらの各性格特性の背後には、人の心理的および感情的な育成、遺伝、育った社会環境があります。

否定的な性格特性には次のものがあります。

• 不注意、不注意;
• 憂鬱な人生観、楽観主義の欠如。
• 時間内に考えを収集し、タスクを一貫して解決できない;
• 攻撃的な性格;
• 噂話や陰謀を企てる傾向。

人のビジネス上の資質は、特定の労働タスクと機能を実行する彼の能力です。

ビジネスの資質によって、申請者が自分の作業プロセスをどれだけ効果的に整理できるか、自分に割り当てられた労働義務をどれだけうまく遂行できるかを判断できます。 オフィスをうまく管理するには、申請者は知識とスキルに加えて、次のような特定のビジネス資質を備えている必要があります。

• 教育、スキルレベル;
• 実務経験;
• 高速学習、新しい条件への適応。
• 自分にも他人にも厳しい。
• マルチタスクをこなし、同時に複数の問題に対処する能力。
• 分析的思考、柔軟に既成概念にとらわれずに考える能力、正しい結論を導き出し、一般化する能力。
• ビジネス感覚;
• リーダーシップスキル;
• 残業する意欲;
• 雄弁なスキル、外交、説得力。
• ビジネスコミュニケーションスキル。

人の職業的資質は、個人的資質とビジネス的資質の組み合わせに加えて、彼がキャリアを通じて獲得したすべてのスキルです。 職務上の活動において、オフィスマネージャーは次のことを行う必要があります。

• 一定の知識を持っている 現場でのスキルと能力 オフィス管理;
• 専門的に 知識とスキルを実際に適用します。
• ドキュメントを扱うことができる ワークフローの編成の原則、アーカイブの形成のルールを知っている。
• 自信のあるコンピューター ユーザーになる およびその他のオフィス機器;
• 書類作成の流れを熟知し、 受信メールと送信メールを処理し、その登録のルールを知り、マネージャーの決議を時間内に構造部門にもたらし、会社の従業員によって書かれた文書の実行期限を監視し、メールまたは宅配便で送信通信を送信します。
• 管理スキルを持っている;
• すばやく入力できる 特定の文書（命令、指示、指示、法令）の作成に関する原則と規則を知っている。
• 有用な知識をすばやく管理する (緊急サービス、電気技師、配管工、昼食配達サービスの連絡先);
• 外国語を知る （常にではありません）、特定の外国語の知識が候補者の主な条件である企業もありますが、この場合、オフィスマネージャーは外国語での会話、読み書きに堪能でなければなりません。
• 正しく話したり書いたりできるようになり、 あなたの考えを良い文学的な言葉で表現してください。
• 自分の ビジネスマナースキル。

オフィスマネージャーの職業を教える高等教育機関はありません。 トレーニングを受けて、予算または私立のトレーニングセンター、大学で卒業証書または職業訓練の証明書を取得できます。

大企業では、原則として、このポジションで高等教育を受けたスペシャリストにのみ会いたいと考えています。 小規模企業は、中等教育または中等専門教育を受けた従業員をこの役職に雇うことができます。

雇用主が注意を払う主なことは、 このポジションでの経験、コンピューターの習熟度、オフィス機器の知識、およびそれに取り組む能力、 オフィスワークとアーカイブの基本に関する知識、 外国語スキル。

履歴書を適切に書き、切望された地位を得るには、あなたが必要です 詳細ですが、あなた自身に関するすべての情報を正直に述べてください。 個人的、専門的、ビジネス上の資質、同様の立場での実務経験、教育レベル。

期待される給与のレベルは、雇用主が何を提供できるか、候補者が何を申請しているかを知らせます。

職歴、学歴について虚偽の情報を提供しない - これはすべて簡単に確認できます。その場合、申請者の空席が利用できなくなり、単に拒否されます。

写真の存在は候補者にとってプラスの瞬間であり、 雇用主は、誰の履歴書が考慮されているかを知らなければなりません。オフィスマネージャーは会社の顔であり、雇用主は誰がそれを代表するかについて無関心ではありません.

あなたの教育レベルを必ず記入してください。多くの場合、この役職の雇用主です。 受け入れる 高等経済、法律、心理学または哲学教育を受けた専門家。

そのような情報は雇用主にとって有益です。

履歴書を編集するときは、その構造を順守してください。

• 個人情報 — 名前、年齢、連絡先。
• 個人的 - このセクションはオプションと見なされますが、記入することをお勧めします。
• 基本的なスキルと能力 - あなたが所有しているオフィスプログラムを示し、すべての高度なトレーニングコース、セミナー、トレーニング、その他の追加トレーニングを完了したことをリストします。
• 実務経験 - すべての実践、インターンシップ、完了したプロジェクト、ボランティア プログラムを時系列でリストし、以前に働いていた企業、教育、トレーニングを示します (完了したすべての教育プログラムと指示を反映してください)。
• 推奨事項 - このセクションでは、新しい雇用主にあなたを推薦し、あなたについて前向きに話すことができる人々の名前と連絡先を示してください.

実務経験のない応募者が事務長職に応募する場合は、このセクションを履歴書にまったく記載しない方がよいでしょう。 雇用主に知識やスキルの不足を示す必要はありません。 この場合、あなたの個人的およびビジネス上の資質、あなたが受けている基本的および追加の教育（セミナー、トレーニング）を説明することをお勧めします。

実務経験として、産業慣行、学部生のインターンシップ、特定のイベントを組織するスキル、オリンピック、会議、競技会、およびさまざまなテストへの参加を示すことができます。 将来の仕事に直接関係する業績や成功がある場合は、履歴書に必ずその情報を含めてください。