ビジネス通信のエチケットと倫理

現在のビジネスの現実は、市場での地位を強化しようとする中規模および大規模の起業家のうち、目標を達成できるのはわずか 15% です。ビジネス エチケットの関連性が何倍にも増しているのはこのためです。その規範に違反すると、他の多くの理由で、有益なビジネス関係が破綻することがよくあります。

広い解釈では、倫理は社会関係を規制することを目的とした一連の一般的な態度です。したがって、ビジネス倫理は、ビジネスの分野で受け入れられる順序と相互作用のスタイルに関連する問題を扱います。

ビジネス関係の倫理的側面の詳細はビジネス エチケットであり、たとえば、交渉の手順、企業行動の規則、ビジネスの伝統と儀式、従属の要素、コミュニケーションと文章のマナーとスタイル、および正確さの問題を含みます。パートナーやビジネス同僚との取引。

倫理とエチケットの重要性は、その不可欠な部分として、長期的な実践の結果として生じた規制の枠組みがコミュニケーションを大幅に簡素化し、ビジネス分野で理解可能で一般的にアクセス可能なコンテキストを作成するという事実にあります。目標を正しく達成し、時間を大幅に節約します。

言い換えれば、ビジネス上の問題を解決するための特別なアルゴリズムについて話しているのです。これにより、合理的かつ競合のない方法で設定し、望ましいビジネス目標を達成することができます。 このアルゴリズムの習得レベルにより、ビジネス紛争におけるビジネスパートナーまたは対戦相手のプロフェッショナリズムの程度について直接的な結論を引き出すことができます。

このコンテキストでは、次の基本的な一般原則に従うことが重要です。

• どこでも、すべてにおいて時間厳守。
• 情報セキュリティの遵守。
• 健全な利他主義;
• 事業環境に対応した良好なイメージ。
• 正しい口頭および書き言葉;
• ビジネススピーチ文化のルールに従う。

ビジネス通信の種類は多様であり、ある程度の慣習性があるため、主に 2 つの種類に分けることができます。

• 州間高速道路 - 国家機関、外国の代表者および役人の間 (さまざまなメモ、覚書およびその他の形式) - 外交関係の要素;
• コマーシャル - 機関や組織間のビジネス関係の分野で使用される準公式ステータスの手紙。

サービスレターの書き方には、言語的および伝統的な違いがありますが、特定の共通の基礎と、確立された慣行によって開発された一連のガイドラインがあります。たとえば、送信者と受信者のランクの位置によって決定される多くのプロトコル指向の要件は、相互の尊重と正確さの初期の態度に基づいています。 したがって、ドキュメントの種類に関係なく、構造的に次の要素を含める必要があります。

• 上訴（受取人の正式な地位）;
• 褒め言葉（手紙の丁寧な終わり）;
• サイン;
• 日付（メッセージを書いた日、月、年、場所）;
• 差出人の住所（姓、役職、住所は、手紙の 1 ページ目の上部または下部に配置されます）。

さらに、手紙に直接関連する多くの規制があります。

• ビジネスレターは、フォームまたは紙の表にのみ書かれています。
• ページ番号はアラビア数字です。
• メッセージは印刷されたテキストで実行されます。
• ドキュメントの本文では、消去と修正は許可されていません。
• ドキュメントは折り畳まれたテキストです。
• 手紙への返信の待ち時間は10日以内です。

ビジネス メッセージは明確なターゲット指向を持ち、1 つの質問を含む必要があります。また、テキストの全体的な意味は、それが取引の申し出であろうと、商業的な要求であろうと、単なる最新情報であろうと、その内容に完全に従属している必要があります。

ビジネス メッセージの分類はさまざまであり、機能上のターゲットの方向性によって異なります。 たとえば、文字は次のとおりです。

• 通知;
• 思い出す;
• 招待状;
• 情報レビュー;
• 注文;
• 付随の;
• 他のタイプ。

商業通信では、最も典型的なものは次のとおりです。

• リクエスト;
• 提案;
• 注文;
• 請求;
• 保証書。

ビジネスコミュニケーションの形態の1つとして、定義の厳密な意味で、手紙はビジネスとプライベートの2つのタイプに分けられます。

組織や機関の間で行われる通信はビジネスに分類されます。官公文とは、私人が機関に送るメッセージ、または逆に機関が私人に送るメッセージです。

ビジネス上の通信を行うための多くのルールがあります。

• 手紙は、明確かつ説得力のある証拠に基づいて、パートナーシップの利点とパートナーシップを破ることの不便さを示して、受信者へのビジネス上の関心の出現を刺激する必要があります。テキストは、協力をやる気にさせる、やる気を起こさせるものでなければなりません。
• ビジネスレターで過度の個人的な感情を表明することは、あなたの主張を証明し、問題を解決する最良の方法ではありません.
• 手紙の本文が過負荷になったり詰まったりするのを避けるために、比喩的な比較、比喩、寓話、誇張は避けるべきです。
• トピックを明確かつ簡潔に表現するには、詳細や過度の詳細を避けて、単純な文を使用することをお勧めします。メッセージの主なアイデアは、通常、手紙の付録（図、グラフ、デジタルデータ）に配置される、関連する唯一の議論によってサポートされる必要があります。
• テキストは段落に分割する必要があり、それぞれの段落は独立した考えを表し、新しい行から始まります。

• ビジネスで書かれたメッセージでは、説明的な形容詞、不必要な説明、詳細は使用しないでください。執筆の最後に、ドキュメントをチェックして、関連するセマンティック コンテンツを持たないフレーズを削除することをお勧めします。
• リテラシーはテキストの基本要素です。メッセージに綴りやその他の誤りがあることは容認できません。
• メールの件名は必須です。ドキュメントのトピックは簡潔かつ簡潔に反映する必要があります。これにより、読む時間が節約され、送信者を積極的に特徴付けることができます。手紙が電子メールで送信され、特に重要な情報が含まれている場合は、電子サービスで利用できる特別な「フラグ」を提供する必要があります。
• 中程度のフォント サイズの Arial または Times New Roman フォントを使用すると、テキストが読みやすくなります。必要に応じて、重要なアイデアを斜体または太字で強調表示することができます。

• テキストでは、小見出し (3-4) を使用すると、提示されているテキストをより簡単に理解できるようになります。
• 列挙、リスト、およびリストは、特別なマーカーを使用して設計するのが最適です。
• 企業のテンプレート (スキーム) は、ビジネス コミュニケーションにおける効率性と客観性の優れた指標です。それはあなたが有利な光の中で目立ち、必要な公務を維持することを可能にするので、企業の側面に特に適しています.

ビジネス メッセージの構造は一般的です。 伝統的にそれは含まれています：

• 前書き;
• 主要部分;
• 結論。

イントロダクションでは、手紙の目的を要約します。主要部分は、問題の本質を説明しています。結論としては、例えば結論の形で、本編の内容を要約することが望ましい。 「あとがき」やさまざまな種類の脚注は望ましくありません。

結論として、「相互に有益なパートナーシップを望んでいます」などのような形の操作に似たフレーズは不適切です。 「敬意を表して」、「よろしくお願いします」などの簡単なフレーズを含むビジネスレターで別れを告げる方がよいでしょう。

メッセージの下部には、氏名、正式なステータス、会社名、署名が示されています。連絡先も記載されています。

表とグラフは別ファイル（パッケージ）として添付され、レターの最後にその旨が記載されています。添付ファイルのグループがある場合は、名前付きの説明が表示されます。

省略形および特殊な省略形は、受信者が確実に理解できると確信している場合にのみ使用できます。

テキストの論理的厳密性とビジネス語彙の一貫性を高めるために、次のスピーチ ターンがバインダーとして使用されます。

• このために;
• 上記に基づいて;
• このため;
• データによると;
• これに基づいて;
• 考慮;
• その他。

仮想空間では、ミニチュアのコミュニケーションを表すビジネス上の相互作用は特定のものであり、関連するエチケットの規範を遵守する必要があります。 慣行に従って、手紙を使った有能な作業には、量、言語規範、構造、および形式に関する次のコメントの実装が含まれます。

• トピックの形式は、テキストに記載されている主題に完全に正確に対応している必要があります。これにより、リーダーを適切なビジネス方法ですばやく設定できます。
• 電子メールで送信されるドキュメントの最適な量は、「1 画面」に収まる量であり、テキストの最大量は A4 形式で 1 ​​枚です。
• 添付ファイルの最適なサイズは 3 MB 以下です。
• 送信ファイルは、標準の Zip または Rar エンコーディング アーカイブに「パック」することをお勧めします。その他は、転送中にブロックされることがよくあります。
• ハイパーリンクは標準である必要があります (青色、下線付き)。
• 宛先への回答は、手紙の下部ではなく、上部の冒頭に配置する必要があります。これにより、ペンフレンドは前のテキストを不必要に強制的にスクロールする必要がなくなります。

• パートナーにとって最も理解しやすい書き言葉を使用する必要があります。メッセージでプロフェッショナリズム、社内の企業語彙、スラング表現、および略語（特に外部通信で）を使用することの妥当性の問題は、通信パートナーのコンテキストと品質に応じて個別に決定されます.
• メッセージの受信についてパートナーに通知することが重要です。
• できるだけ早く対応する必要があります。何らかの理由ですぐに回答できない場合は、パートナーに手紙の受領を通知し、回答時間を示す必要があります。メッセージを受信して​​から 48 時間以内に返信するのは、倫理的で快適な時間です。この時間が経過すると、その人は通常、メッセージが失われたか無視されたと思い込みます。通信の過度の一時停止は、多くの場合、パートナーを失うリスクと関連しており、ビジネスでは倫理基準に違反していると解釈されます。
• メッセージの最後には、メールの順序に関係なく、例外なくすべての文字で示されている連絡先の詳細を配置する必要があります。
• 転送中は、機密保持の問題に特に注意を払うことが重要です。

ビジネス通信の倫理について詳しくは、次のビデオをご覧ください。