電話によるビジネスコミュニケーションの機微

ビジネスコミュニケーションの技術は交渉の重要な側面であり、何年もの間その関連性を失っていません.電話によるビジネス コミュニケーションの強度は年々高まっています。また、モバイル通信の発展に伴い、通信の主要な方法の 1 つになっています。電話での会話のスキルを習得するには、ビジネスコミュニケーションの機微とルールを知ることが重要です。

電話は、親戚、友人、同僚、経営陣、ビジネスパートナーとのコミュニケーションに役立つため、現代の世界で重要な役割を果たしています。

そのため、特定の人の輪との会話中に、人は適切なコミュニケーション方法を使用し、たとえば、親しい友人のように上司と対話することはありません。このような状況では、より正式なタイプのコミュニケーションが使用されます。

ビジネスマナーは、人口の社会学的調査を行ったり、顧客から電話を受けたり、電話で交渉したりする従業員にも使用されるべきです。 多くの場合、良好なビジネス関係の鍵となるのは電話での会話の成功です。 また、会社のイメージでさえ、従業員が電話で有能な対話を行う能力に完全に依存している可能性があります。

現在、ほとんどの通話は携帯端末から行われています。 このコミュニケーション ツールを使用するには、いくつかのルールに従う必要があります。

• クライアントとのビジネス会議、映画館、セミナーでは、常に電話の電源を切るか、振動するように設定してください。
• モバイル デバイスは、固定電話よりも音に敏感です。したがって、公共の場所にいる間、外部からの干渉なしに個人的な会話を行う必要がある状況では、静かに話すだけで、対話者は確実にあなたの声を聞くことができます。

• 電話の呼び出し音を大きくしすぎないでください。彼は周りの人を怖がらせることができます。
• 簡潔にするようにしてください。第三者がいる場合、会話は 30 秒を超えないようにしてください。そうしないと、人の前で失礼に見えるリスクがあります。親戚の病気や大きな取引など、電話での会話に正当な理由がある場合は、その場にいる人に状況を通知する必要があります。
• ビジネスランチ中の電話での会話は避けてください。緊急に電話に出る必要がある場合は、テーブルを離れて、混雑していない場所で話してください。

電話通信における倫理基準は、会社の効果的な運営にとって重要です。電話での会話の文化は、特別な種類のビジネス コミュニケーションです。 エチケットのルールを知ることは、ビジネスの結びつきを強化し、組織の収益性を高めるのに役立ちます。

• 電話で会話する相手に挨拶する必要があります。これに最も適しているのは、時刻に関連するフレーズ (「おはよう」、「こんにちは」、または「こんばんは」) です。
• ビジネス電話での会話中は、自分のイントネーションを監視することが重要です。対話者を疎外しないためには、不必要な感情を避けて、丁寧かつ落ち着いて話す必要があります。

• 挨拶の後、自己紹介をし、名前、役職、所属を伝えることをお勧めします。
• 人に電話する場合は、その人が今話すのが都合がよいかどうかを常に明確にする必要があります。
• 倫理基準によると、2 回目または 3 回目の呼び出し音の後に電話を取る必要があります。
• 会話中は、喫煙、飲食をしないでください。
• 発信者が組織の別の従業員に興味がある場合は、会話を彼に転送するか、待機機能をオンにする必要があります。
• 間違った番号を持っている状況では、不必要な質問をせずに対話者に謝罪し、すぐに別れを告げる必要があります。
• 早朝、昼休み中、または営業日の終わり前に電話をかけないでください。
• 秘書またはアシスタントは、マネージャーの代わりに電話をかけたり応答したりできます。

• パートナーまたはクライアントが自分の連絡先を教えてくれた場合にのみ、個人番号に電話をかけることができます。ただし、土日祝日はそのような電話は禁止されています。
• コミュニケーション不足で会話が途切れる時があります。この場合、最初に電話をかけた人が折り返し電話する必要があります。
• 会話を引きずらないでください。長い会話は対話者を退屈させ、恨みを引き起こす可能性があります。コミュニケーションが遅れ、会話の目標が達成されない場合は、翌日クライアントに電話をかけるか、個人的な会議を手配することができます.
• 会話が終わったら、質問があるかどうか尋ねた後、対話者に感謝し、丁寧に別れを告げることをお勧めします。この単純なアクションで会話が完了し、さらなる協力が促進されます。

電話での会話を慎重に準備し、いくつかの特定のアクションを実行する必要があります。 要点を詳しく見ていきましょう。

• 会話の明確な計画が作成された後にのみ、対話者に電話する価値があります。細かなディテールをなくすために、グラフィックまたは概略スケッチを作成できます。
• 交渉プロセス中に忘れてはならない重要な質問を書き留めます。
• コミュニケーションの過程で必要となる可能性のある文書（通信、レポート、契約）を準備します。

• 対話者から電話をかけるのに便利な時間枠を事前に調べてください。
• 受け取った情報を記録するために、ノートや日記を用意してください。
• 会話に参加する人の一般的なリストを調べて、名前と父称で対処します。
• ダイヤルする前に、積極的に調整してみてください。そうすれば、もちろん、あなたの感情的な状態が対話者の位置を決定するはずです。
• 貴重な情報が競合他社の手に渡る可能性があるため、電話で会話するときは、オフィス内の通信のセキュリティを考慮してください。

今後の電話での会話では、除外して許可しない点もあります。

• なじみのない人やランダムな人とビジネス上の問題について話し合う必要はありません。直接予約したほうがいいです。
• 権限を持たない人やそうでないと信じる人に決定を要求することはお勧めしません。彼はこの決定に反対するでしょうが、電話で同意を与えることができます。
• 対話者があなたに同意し、助けたいと思っているかどうかわからない場合は、要求を声に出してはいけません。

ビジネス コミュニケーションにおける電話の役割は 2 つあります。多くの場合、日中に実行される緊急のタスクから気をそらしますが、同時に多くのタスクの解決をスピードアップします。そのため、より効率的な使用に貢献する電話会話の原則を学ぶ必要があります。

特定の仕事が潜在的な顧客との電話での会話である従業員にとって、ビジネスコミュニケーションのテクニックを習得することは非常に重要です。 多くの企業は、発信者を本当のクライアントにするために、最初の言葉から発信者との接触を確立しようとします。

企業は、顧客を引き付けるためにさまざまな方法を使用して競争します。サービスの宣伝における重要な段階は電話販売であるため、マネージャーは顧客との対話を正しく巧みに行う必要があります。そうしないと、収益性の高い契約が競合他社に渡ります。

次のヒントは、電話によるビジネス コミュニケーションを成功させるのに役立ちます。

• 便利なサービスを提供してくれた人に電話をかけることをお勧めします。感謝の言葉は、今後の協力のために非常に重要です。
• 会話をするときはいつも笑顔。あなたの笑顔と楽観主義は、購読者に確実に感じられるでしょう.
• 交渉中は、対話者の思考の流れを予測するようにしてください。
• 冒とく的な言葉や口語的な言葉は決して使用しないでください。それはコミュニケーションの文化に反します。
• 発信者が理解できる表現と用語を使用します。
• 並行して通話するときは、受話器を手で覆わないでください。したがって、対話者に無礼が示されます。
• 正確さは王の礼儀であるため、自信を持って正確に自分の立場を説明してください。

• 質問された質問に遅滞なく答え、提案を混乱させることなく、迅速に交​​渉を行うことが重要です。一時停止は、スペシャリストが交渉に必要な書類を探すのに忙しい場合にのみ正当化できます。一時停止が長引く場合、その人にはコミュニケーションを中断するあらゆる権利があります。
• 電話、現実または仮想のコミュニケーションの瞬間には、非常に礼儀正しくする必要があります。高い声で叫んだり話したりすることは、倫理違反と見なされます。
• 会話の巧みな完成は対話の主要部分と同じくらい重要であるため、対談者に正しく別れを告げてください。発信者に先に電話を切らせることができます。したがって、友好的な波で会話を終了します。

もちろん、電話でのコミュニケーションを成功させるには、良い言葉遣いが必要です。スピーチを表現力豊かにし、心地よい声にするために、次のビデオのレッスンを使用してください。