職業 秘書

ほとんどすべての現代企業のオフィスでは、秘書は特別な場所を占めています。これは、組織の秩序と効率を維持するのに役立つスペシャリストです。実際、それはマネージャー、従業員、パートナー、および顧客の間の仲介者です。原則として、この地位を獲得することは難しくありません-高等教育と豊富な実務経験は必ずしも必要ではありません。そして、効率的かつ責任を持って職務を遂行すれば、将来的に興味深いキャリアを築くことができます。

古代ローマの時代から、秘書という職業についての言及が注目されてきました。歴史家によると、そのような労働者は、国の貴族や高貴な、または単に裕福な市民によって雇われていました。 秘書は、良い教育を受けた下層階級の男性でした。 当時、そのような労働者の職務には、オフィスワーク、通信、および多くの場合、財務や雇用主の秘密が含まれていました。

ロシアでは、ピョートル 1 世のおかげで 1720 年に秘書の職が登場しました。 教育、法律に関する十分な知識、すべての微妙な点と詳細の理解など、職業には厳しい要件が課されました。私設秘書の地位は 1840 年以来需要がありました。- さまざまな企業の多くのマネージャーが、パーソナルアシスタントを必要とすることがよくありました。

秘書の現代の職業は、多くの場合、オフィスでのレセプションと組織的な仕事であり、マネージャーだけでなく、同僚や訪問者を助けます。今日、秘書は会社の顔と見なされており、訪問者は彼または彼女の外見で企業全体の堅実さを判断します。今日では、この職業はその特徴から主に女性と見なされています。 専門職の発展の過程で、専門分野に応じて事務局のいくつかの方向性が形成されました。

• オフィスセクレタリー（オフィスマネージャー）。 電話応対、来客応対、経営陣からの指示の履行、事務所の安定稼働（文房具・水道などの発注）が業務内容です。地位を得るために、従業員は特別な教育を必要としません。キャリアのはしごでは、このポジションが最初のポジションになることがよくあります。

• 秘書レファラント。 このポジションは、オフィス マネージャーの仕事に似ていますが、より責任があり複雑です。ここでの責任は、設計ソリューションの準備、ドキュメントの編集、さまざまなイベントでのヘッドスピーチ用のテキストの起草、および組織の従業員の作業の部分的な管理です。そのような地位を得るには、特別な教育（コース、トレーニングセンター）の存在が必要です。

• 頭のパーソナルアシスタント。 この役職は名誉職とみなされます。そのようなアシスタントは、経営陣との関係を築き、信頼の雰囲気を作り出す必要があります。職務を遂行するには、職業の詳細、オフィスワークの基本、ストレス耐性、自信が必要です。仕事は、原則として、組織的および管理的タスクを解決することから成ります。

これらの職業に加えて、狭い範囲の専門分野がいくつかあります。

• 店員。 文書の整理、請求書の作成、送受信文書の登録、アーカイブの作成を行う従業員。
• 秘書翻訳者。 主な業務に加えて、高度な外国語能力が求められます。従業員は、外国のパートナーとの交渉に参加します。
• 裁判所書記官。 従業員は、法廷で奉仕し、会議で人々の出席をチェックし、審問の議事録を作成し、司法行為を作成し、裁判官のさまざまな任務を遂行します。
• 技術秘書。 職務を遂行するには、「ブラインド」印刷方法を習得し、電話に出て、オフィス機器を操作できる必要があります。

現代の職業のその他の特徴は次のとおりです。

• ビジネス通信;
• 「ブラインド」方式による高速タイピング - キーボードを見ず、10 本の指すべてを使用しません。
• さまざまなオフィス機器を使用する能力。
• ドキュメントを体系化する能力（通信、アーカイブ）。

職業の利点は次のように言えます。

• 身体活動はありません。
• 重要なコミュニケーション スキルを習得し、有益な連絡先を確立する機会があります。
• 就職するのに専門性は必要ありません。
• 快適な環境で働く;
• 場合によっては、個人的な目的でオフィス機器 (コピー機、スキャン) を使用することができます。
• 時には、勉強と仕事を組み合わせることができます。

他の職業と同様に、秘書の立場には欠点があります。

• 経営陣の心に常に存在する。
• 毎日の非の打ちどころのない外観（大企業では特に重要）;
• 同じ種類の日常業務のタスク (多くの場合、小さな組織の特徴)。
• 仕事はしばしばストレスを感じます。
• 仕事に関係のない上司の個人的な任務の履行。
• めったに自己実現の機会はありません。
• 動作モードが変則的な場合があります。

秘書の能力開発の見通しは、しばしば疑わしいものです。一部のマネージャーは、優秀な従業員を失い、別のポジションに異動することを急いでいません。責任感があり、勤勉で専門的な労働者に関連する他の人は、理解を示し、しばしば昇進します。

従業員の権利と義務を規制するように設計された文書は職務記述書であり、秘書と管理者の両方にとって同様に重要です。 これには、労働契約の両当事者の権利と義務が含まれており、生産プロセスの効果的な調整のためのツールとして使用できます。

指示には単一の形式はないため、既製のテンプレートを使用してコンパイルしたり、独自のドキュメントを作成したりできます。文書を起草するときは、秘書は同じ主な仕事にもかかわらず、各会社で異なる機能を果たしていることを考慮することが重要です。

仕事の説明は、専門的な基準を考慮して作成し、次の主要なセクションを含める必要があります。

• 一般規定。
• 機能。
• 仕事の責任。
• 権利。
• 責任。

主な職務に加えて、専門性を考慮して、職務内容に追加機能を追加できます。したがって、書記官、技術秘書官、軍または科学秘書官の指示には、同様の基本的な秘書機能が含まれますが、文書に示される必要がある専門的な職務が異なります。

古典的な意味では、秘書の主な統一された職務には次の機能が含まれます。

• ヘッドの管理活動を提供します。
• 電話や電子メールを含むビジネス上の通信を行う。
• 通信を受け入れて再配布し、受信した手紙への返信を準備して送信します。
• 頭に必要な情報を収集して処理し、事務を提供します。
• 従業員から文書を受け取り、署名と習熟のために経営陣にさらに転送します。
• 会議、会議、会議を準備し、議事録を保持します。
• オフィスの円滑な機能を確保するために必要な文房具やその他の製品を購入します。
• 従業員と訪問者の受け入れに関する組織的な問題を解決します。
• 保有する役職に関連するその他の業務を行います。

追加の責任には以下が含まれる場合があります。

• 指示と命令の実施を監視する。
• ドキュメントのスキャンとコピー。
• キャンセルまたは再スケジュール;
• チケットとホテルの部屋の予約;
• 旅費に関する報告書の作成;
• お客様への飲み物やお菓子の準備。

職場の秘書は、さまざまな人々と頻繁かつ多くのコミュニケーションを取らなければならないため、優れたスペシャリストは次の要件を満たす必要があります。

• 清楚;
• 正確さ;
• のれん;
• スピーチの文化;
• 社交性;
• 悪い習慣はありません。

秘書は会社の「顔」なので、従業員の見た目の良さは不可欠な基準です。ここでは、モデルの外観についてではなく、スタイルや味について話していることに注意することが重要です。女性はより柔軟性があり、ストレスに強く、オフィスに居心地の良い雰囲気を作り出すことができると考えられているため、秘書になることがよくあります.

秘書の仕事の特異性は、事業を遂行する上で首長を定期的に支援することにあります。 このため、次の専門的な資質が非常に重要です。

• 責任;
• 時間厳守;
• 注意力;
• パフォーマンス;
• 学習可能性;
• 組織。

秘書としての仕事を得るために、多くの場合、高等教育は必要ありません;専門コースを修了することは非常に適しています. 心理学、速読、速記の分野で習得した知識が役立ちます。 秘書の職業に関する基本的な知識は、専門大学で取得できます。このようなトレーニングは、学校の 9 年生または 11 年生を修了した人が利用でき、利用可能な中等教育に応じて 1 ～ 3 年かかります。

選択が評判の良い会社に落ちた場合は、専門的な教育を受けることが重要です。 たとえば、ロシア連邦の外務省には、秘書を訓練する訓練センターがあります。このセンターでは、学生にコンピュータ リテラシー、オフィス ワークの基礎、ビジネス倫理とエチケット、および英語を教えています。国内の大学は秘書教育を提供していないため、言語学、コミュニケーション学、心理学などの分野の卒業証書を持つ候補者が有利です。一部の企業は、採用を希望する候補者にトレーニングを提供しています。

評判の良い組織、中小企業、および学校や大学などの政府機関で秘書として働くことができます。 今日、ほとんどすべてのリーダーが秘書またはアシスタントを必要としています。 秘書の地位はさまざまな神話に包まれています。この職業から興味深いキャリアが始まるという話もあれば、昇進することは事実上不可能であると主張する人もいます。

実際、キャリアアップは個人の資質に大きく依存します。 率先して努力することで、社内でより高い地位に就くことができます。たとえば、最初はアシスタント マネージャーとして、その後マネージャーになることができます。会社のさらなる発展は、スペシャリスト自身の手に委ねられます。

キャリアの初めに、高い給料を当てにすることは困難です。 経験のない労働者の場合、雇用主は通常、15,000〜20,000ルーブルの給与を提供します。住んでいる地域によります。 大都市では、通常、賃金は高くなります。経験豊富な従業員の平均給与は30,000〜45,000ルーブルです。ロシア全土。マネージャーやレファラントのパーソナルアシスタントなど、より高い資格を持つスペシャリストは、60,000〜80,000ルーブルを稼ぎます。