職業 秘書・タイピスト
タイプライターは使用されなくなり、博物館に行きましたが、文書をタイプし、適切なフォルダーに入れ、訪問者に会い、電話に応答する人の必要性はなくなりませんでした.この記事では、現代世界における「秘書タイピスト」の職業について説明します-その機能、要件、およびそのような専門家が今日必要とされている場所.
特徴
タイピスト秘書は、下級秘書職の 1 つです。 今日、このスペシャリストはタイプライターではなくコンピューターで作業していますが、その名前は伝統だけでなく、仕事のパフォーマンスを強調するためにも保持されていました。 （より高いランクの管理職および秘書職とは異なります-アシスタントマネージャー、アシスタント秘書、事務員、オフィスマネージャー）。
職業、遂行される義務に関する情報は、次の 2 つのドキュメントに含まれています。
- 「マネージャー、スペシャリスト、およびその他の従業員の職位の統一資格ディレクトリ」 - EKS（以前はETKSと呼ばれていました）と略されます。
- プロの基準「組織経営の組織・文書支援のスペシャリスト」。
申請の優先順位はプロ基準です。それは現代の市場の仕様に適合しており、労働機能のより完全で詳細な説明が含まれています。
秘書・タイピストの職位は、職能基準では第3技能レベルに分類される - つまり、彼女の職務には、上級専門家による作業の管理、最小限の独立した決定、および管理機能が含まれます。
秘書タイピストの主な仕事は、テキストと文書のセット、テンプレートによる情報の複製と体系化です。 (ドキュメントのスキャン、コピー、再印刷、標準フォームへの記入、通信の仕分け、送受信ドキュメントの登録)。
また、職務には、訪問者とのやり取り、電話への応答、オフィスへの文房具の提供が含まれる場合があります。
他の職業と同様に、秘書タイピストの職業には独自の特徴があります。
- 仕事は非常にストレスの多いものですが、従業員は単調なタイピング作業と人々とのコミュニケーションの両方を実行でき、会社の顔と声になる必要があります。
- 職務の厳密なリストはありません-秘書は頭のさまざまな任務を遂行します。
- このポジションは、キャリアの素晴らしいスタートであり、将来のマネージャーにとって有益な経験を積む機会です。
- 仕事は女性と見なされます（これはタイトルにも反映されています）が、男性秘書の需要はそれほど多くありません。
- 主なスキルは、印刷の速度ではなく、チームとの関係を正しく構築することです。
仕事内容
専門基準の一般化された要件に基づいて、各組織は内部職務記述書を作成します。これは、従業員の権利と義務を規定する主要な文書です。
従業員が特定の組織で実行する機能のリストが決定されるのは、この文書です。典型的な命令では、機能は標準の関連条項を単純に繰り返すことができます (以前は、「責任」セクションはしばしば CEN から完全にコピーされていました)。 通常、説明書には次の項目が含まれています。
- 頭の方向にさまざまな素材を印刷します。
- 頭の電話での会話を整理します。
必要に応じて、組織の仕様によって必要とされる場合は、項目を明確化、指定し、付託事項を典型的なものと比較して拡大または縮小することができます。 たとえば、学校のタイピスト秘書の場合、彼女が学校での仕事や勉強を確認する証明書の発行を組織し、生徒の記録簿を維持していることをポイントとして示すことができます。また、商業会社では、これらは宅配業者のログを保持し、関連する証明書を発行するための規定になる可能性があります。
教育
職業基準は、秘書タイピストの地位に任命されるための最低要件を確立しています-これには完全な中等教育で十分です。
専門コースは追加の利点になります。 さらに、CENも専門基準も、そのようなコースの修了証明書の要件を制限するものではありません。したがって、公立および私立のトレーニングセンターからの提案の膨大なリストから秘書トレーニングプログラムを選択できます。
知識とスキル
秘書タイピストは、深刻な教育訓練や学問的知識を必要としませんが、実践的なスキルを数多く必要とします。
- 自信のあるコンピュータースキル、オフィスプログラムの知識、オフィス機器を操作する能力、読み書き能力、高速印刷速度。
- 能力の範囲内で文書を扱う能力 - 標準文書、ビジネスレター、通信およびその他の文書を分類および登録するための規則を作成するための規則を知ること。
- 開発されたコミュニケーションスキル、パートナー、クライアント、従業員との関係を構築する能力、ビジネスコミュニケーションの倫理とエチケットの知識、機密データおよび専有データを扱うためのルール。
- 仕事を管理する規則の知識。
スペシャリストは、専門的なスキルだけでなく、特定の個人的な資質も備えている必要があります。 彼は自信があり、礼儀正しく、感情的に安定していて、状況をすばやくナビゲートし、対立を解決し、マルチタスクモードと日常業務の両方で働き、高い自己組織化、注意力、および責任を持っている必要があります。
彼はどこで働いていますか?
以前は、秘書 - タイピストは機械局で働いていました。 今日、このスペシャリストの仕事は、次の組織で最も需要があります。
- 州では、行政構造。
- 教育機関（学校、大学、大学）;
- 法律事務所、私立弁護士、公証人;
- アーカイブで。
また、欠員は他の組織で開くことができます。同時に、民間企業では、秘書タイピストだけでなく、秘書管理者、受付秘書、秘書とも呼ばれます。
