秘書レファラントとは誰で、彼は何をしますか?

秘書のポストは長い間、公正なセックスの多くにとって最も望ましいものでした.以前は、原則として、魅力的な外観を除いて、そのような従業員にはほとんど何も要求されていませんでした。しかし、今ではすべてが変わっており、そのような従業員はチームの重要な部分であり、多くの機能を実行する準備ができている必要があります.その結果、彼は仕事で非常に忙しいことがよくあります。これらの責任とは何か、求人を受け取るために満たす必要がある要件については、この記事を参照してください。

「秘書」という職業は、古代ローマ時代にそのルーツを持っています。 「秘書」は皇帝の親友であり、大きな政治的影響力を持っていました。 この職業は第一次世界大戦中に新たな始まりを迎えましたが、すでに完全に異なる任務を遂行することを意味していました。 「秘書」の本来の意味の反響だけが、書記長や国務長官などの役職の形で私たちの時代に生き残っています。

今日、秘書補佐の職業は、書類、事務の整理、事務機器の管理およびその他の機能に関連する仕事の遂行を必要とします。 コミュニケーション スキルと注意力は、秘書レファラントにとって重要なスキルと見なされます。接頭辞の「referent」は、従業員がさまざまな仕事上の問題について上司と連絡を取ることを意味します。特に大企業や企業では、この地位に就きたい人の間で競争が激しいことは明らかです。秘書が持っていなければならない特定のスキルは、会社の活動分野によって異なる場合があります。簡単に言えば、機器を販売する会社では、秘書は商談を行う際の複雑さを知る必要があります。ただし、これはまったく必要ではありません。各企業にとって、すべてが個別です。

主要な人材紹介会社は、このポジションは、運転手や他の同様の求人と同様に、時間外の残業が多いと主張しています。 これらの立場にある人々は、上司のスケジュールに順応し、ほぼ 24 時間 365 日働く準備ができていることを余儀なくされています。現在、「仮想秘書」が人気を集めています。これは、オフィスを借りる機会がない、またはコスト削減のためにオフィスを借りない企業の通常の秘書のほとんどの職務を実行します。それとは別に、秘書の外見の重要性に注意する必要があります。秘書は、ビジネススタイルの服装をし、明るく、法外で不適切な化粧やヘアスタイルを避ける必要があります。

この文書には、従業員の活動に関連するすべての義務が含まれています。職務記述書には、従業員の権利と従業員の要件の説明も含まれています。この文書には、従業員の不在中に誰が従業員を置き換える必要があるかについての情報も含まれています。必要に応じて、職務内容を修正および変更できることも注目に値します。 これは、次の場合に発生する可能性があります。

• 秘書レファラントの任務の変更。
• 組織の文書化における変更の出現。
• 組織構造の変化の出現。

以下は、秘書補佐の主な職務です。

• 多くの場合、この役職に就いている人は、オフィスに文房具を提供する責任があります。また、必要に応じて食料品を注文する必要があります。秘書の直接の義務は、冷水器を注文し、その満杯度を監視することです。
• 秘書レファラントは、ヘッドの呼び出しを受け取り、その「スクリーニング」を作成する必要があります。
• 彼はまた、訪問者を受け入れるための手順を整理する必要があります。
• この役職にある人は、会社の CEO に直属します。したがって、実行される任務のほとんどは、彼の要求と命令に関連しています。
• 職務のリストには、送受信された通信の送受信、総局長の要求に応じて必要な書類の準備、局長が署名する必要がある書類の管理も含まれます。
• 秘書はまた、必要な情報を取締役から従業員に、またはその逆に伝達し、必要に応じて従業員を取締役に呼び出します。
• この従業員は、管理および保守部門とも頻繁にやり取りします。時々、彼はこの部門の従業員とオフィスに文房具と在庫を提供する問題を調整することができます.上記の最初の段落とは異なり、この段落は、秘書補佐の職務記述書に常に規定されているわけではありません。
• 秘書は、取締役または他の従業員が出張する場合に備えて、飛行機のチケットとホテルの部屋を予約する必要があります。
• 一部の組織では、秘書は上司や他の従業員に、今後のお祝い、従業員の誕生日、および祝日を通知する必要があります。人事担当者がこれを行うこともあります。
• 秘書は、新しい日の始まりに向けて、毎日ディレクターのレセプションを準備する必要があります-ライト、オフィス機器（プリンター、コンピューターなど）をオンにし、必要な書類を準備します。

秘書の紹介者はワークフローに責任を負わなければならず、機密情報を開示する権利はありません。 そのような従業員は、文書の安全性と上司へのタイムリーな提出に責任があります。 秘書は、職務記述書に規定された義務を果たさないこと、すなわち、遅刻などの違反を含め、職務を果たさないことに対して責任を負います。従業員が文書の取り扱いを怠ると、問題が発生する可能性があります。

「企業秘密」のカテゴリーに属する機密情報の開示については、責任を負います。 従業員は、設備、特に従業員に提供された、または会社に属している家具を損傷することを禁じられています。秘書は、従業員に対する無知または失礼な態度に責任があります。彼はほぼ毎日、他のすべての従業員と連絡を取り合っているため、秘書は衝突せず、外交的でなければなりません。

まず、秘書補佐は、さまざまな従業員に、彼が働くために必要なさまざまな書類を要求する権利を持っています。 秘書は、彼の裁量で重要度に応じて、着信通話を分配することができます。 受付での来客対応も同様です。また、懲戒違反があった場合、従業員に説明を求めることもあります。秘書補佐は、「極秘」に分類された文書にもアクセスできます。

他の場合のように、そのような従業員を解雇または雇用できるのは CEO だけであり、部門や部門の長はできません。 叱責についても同様です。秘書は、管理業務の文書化作業または方法の改善に関して経営陣に提案を行うことができます。また、一部のワークフローを最適化することもできます。他の従業員と同様に、彼は快適な労働条件の作成を要求する権利を持ち、労働規律に違反する従業員に対して口頭で説明を要求することさえできます.

原則として、秘書の仕事は勤勉さと効率性に基づいて評価されます。したがって、他のスキルは二次的なものです。従業員は、人々とコミュニケーションを取り、交渉し、よく話すことができなければなりません。 Excel、Power Point、Word などの Microsoft Office プログラムを使用して、さまざまな種類の組織の問題を解決できる必要があります。

教育だけでなく、受けた専門分野についても厳格な要件はありません。しかし、教育は中等教育とはいえ特別なものでなければなりません。仕事は主に記録管理に関連しているため、法学部の卒業生が好まれます。実務経験1年以上の方優遇。 実務経験の代わりに、秘書トレーニング コースを受講することもできます。

外国企業では、将来の従業員は、1 つまたは別の外国語を知っている必要がある場合があります。秘書は、自分の考えを正しく表現し、文法上の誤りなく文書を作成および作成できなければなりません。

この職業の需要は高いです。原則として、このような活動は、最近教育機関を卒業した若い専門家に最適です。この活動は、会社の仕組みを学ぶ絶好の機会です。 このポジションでは、将来の優れたマネージャーの優れたスキルを習得できると考えられています。 秘書補佐は幅広い業務を行うため、小規模な企業でも重要かつ必要な従業員です。