概要

秘書の履歴書のヒント

コンテンツ

スペシャリストは何をしますか？
構造
指定する必要のないものは何ですか?
カバーレターの書き方は？
サンプル

会社の秘書は、従業員、特に会社の長の活動を組織する任務を負います。これは会社の責任者のアシスタントであるため、この欠員の候補者には非常に厳しい要件があります。秘書としての地位のために成功した履歴書を編集する問題について、さらに詳しく説明しましょう。

スペシャリストは何をしますか？

秘書の仕事には、ある種類の作業活動から別の種類の作業活動にすばやく切り替える能力が必要です。この人物はさまざまなタスクを実行しますが、それらはすべて、会社の最初の人物の仕事を支援し、仕事と個人の時間を節約することを目的としています。伝統的に、このスペシャリストの職務には、オフィスワーク、電話、PBX、オフィス機器の操作、通話の再分配、 会議、出張、その他の作業の整理。

レセプションの秘書 顧客や訪問者の最初の受付、電話連絡、ファックス受付、およびヘッドの商談のサービスサポートを担当します。
管理者の職務上 企業の従業員の最も効果的な相互作用の組織化、オフィススペースでの秩序の維持、オフィス機器のメンテナンス、会社のオフィスに必要なすべての文房具および家庭用品の提供が含まれます。
マネージャーのパーソナルアシスタントのタスクは少し異なります。 このスペシャリストは、今後のイベントを常に認識しています。上司の仕事の会議のスケジューリング、個人的な指示の遂行、および通常はそれぞれ個別に交渉される他の多くのタスクが彼にかかっているのは彼の肩です。
裁判所書記官 通常は 1 人の裁判官に所属します。この従業員は法廷に参加し、必要なすべての記録作業を行います。裁判所書記官は、文書の保管、事務所への資料の転送、法廷の議事録の作成、召喚状の郵送に従事しています。このポジションの要件は非常に高く、従業員はより高い法律教育を受け、少なくとも 2 年間の専門的経験を持っている必要があります。
報道官 ブランドのプレゼンテーションの問題を監督し、メディアとやり取りし、最新ニュースのセレクションを作成します。パーソナルアシスタントは、すべての通信を受信し、会社の最初の人のためにすべてのビジネスペーパーを準備し、重要な決定の採用に関連する何らかの方法で情報を収集し、上司からの1回限りの指示も実行します.

公証人アシスタント、秘書翻訳者、および学校の教育部門の従業員の活動にも独自の特異性があります。

構造

履歴書は、いくつかのブロックで構成されています。以下は、将来の秘書にそれぞれ何を示すべきかについての推奨事項です。

責任

拡張バージョンでは、秘書の職務のリストは次のとおりです。

受信した手紙と申請書の受理、それらの再配布、責任者への転送。
首長による署名のための書類の受理;
かかってきた電話に応答して転送する。
チーフのビジネス交渉の組織;
首長の要請に応じて、上訴、手紙、その他の文書を作成する。
会議と作業会議の準備、必要な資料の収集、イベントのすべての参加者への開催場所と開催時間の通知、会議の議事録の完成;
首長のゲストの会議を開催するためのサービスの提供;
会社の従業員による管理命令の実行の管理;
会社の管理に文房具、オフィス機器、およびその他の作業に必要な手段を提供し、スタッフの中断のない作業に貢献します。
訪問者の受付;
会社のアーカイブを維持する。
会社の最初の人の出張の手配：チケットの購入、ホテルの部屋の予約。
その他の任務の遂行。

秘書補佐の職に応募する場合は、文書のチェック、分析レビューの準備、レポートやスピーチのための資料の収集が職務のリストに含まれることに注意してください。

スキル

秘書の地位に合格した候補者は、履歴書に示すことができる次のスキルを持っている必要があります。

オフィスワーク;
電話での会話の実施;
クライアントとのミーティングと最初の相談。
オフィスの寿命を維持する。
通信の処理;
イベントやビジネスミーティングの開催;
頭の時間管理;
事務機器、PCソフトの知識。

どのスキルが優先されるかは、会社の活動分野によって異なります.たとえば、医療センターの秘書が必要な場合、オフィスワークや文書管理に関する深い知識が必要になることはほとんどなく、ビザを取得するための文書を作成する能力が必要になることはほとんどありません。クライアントとのコミュニケーション能力、医療業務の基礎知識、大量の電話対応能力が求められるポジションです。

実績

専門的な成果は、どの雇用主にとっても重要です。最も重要なものには、次の点があります。

会社のドキュメントフローの最適化。
オフィスで最適な作業環境を作ります。
部門間の相互作用のシステムの編成;
旅行サポート;
宅配便および清掃サービスの活動の調整。

職業的および個人的な資質

有能な秘書は、次のような重要な資質を備えている必要があります。

コミュニケーションへの開放性;
責任と結果志向。
アクティブなライフポジション;
マルチタスク環境で職務を遂行する能力;
あるアクティビティから別のアクティビティにすばやく切り替える機能。
悪い習慣がないこと。
ストレス耐性;
正確さと綿密さ;
始まったことを終わらせたいという願望。
品位;
個人情報を扱う能力;
正しい口頭および書き言葉;
ビジネスマナーに関する十分な知識;
チームで働く能力。

実務経験

すでに秘書として働いていた場合、あなたの職務経験を説明することは難しくありません。この専門分野で初めて仕事を探している応募者にとっては、はるかに難しいでしょう。ただし、経験の不足はイライラする理由ではありません。あなたが持っている重要なスキルをいつでも強調することができます.

たとえば、次のように指定できます。

英語とスペイン語に堪能。
すべての基本的なオフィスプログラムの習熟度;
オフィス機器の知識;
10本指タッチタイピング方式（毎分300文字）。

常に「切り札」を強調する必要があります。これにより、雇用主はあなたの強みを知り、あなたの立候補に興味を持つことができます。

教育

評判の良い会社の秘書アシスタントの欠員に応募するには、高等教育を受けている必要があります。ただし、職務を効果的に遂行するには、多くの場合、 事務作業、アーカイブに関する追加のコースとトレーニング、およびオフィス機器の操作に関するトレーニング.小規模なオフィスでは、秘書がさらに下級弁護士の職務を遂行したり、会計記録を保持したりすることがよくあります。この場合、それぞれ、法律または経済教育が必要になります。

受付で秘書管理者および従業員の職に応募する場合、高等教育の存在は基本的ではありません。

指定する必要のないものは何ですか?

履歴書に記載する必要のないものを詳しく見てみましょう。

あなたの趣味と趣味.将来の活動が関係ない場合は、花/編み針/刺繍をどのように育てるのが好きかを詳細に説明する必要はありません.
すべての既存の実務経験。 多くの人が、セールスマン、用務員、用務員などの役職からキャリアを始めます。あなたが10年以上働いているなら、同様の専門分野で2〜3か所に立ち寄るだけで十分です。
秘書は見た目が良い必要があるため、履歴書に写真を添付することをお勧めします。 ただし、ここでは性的表現は許可されていません。「ドキュメント用」の厳密な写真に限定してください。水着やレストランでの画像は、正しく解釈されない場合があります。