ビジネスコミュニケーションの種類と主な段階

ビジネス コミュニケーションは、現代社会の生活に不可欠な要素です。毎日の職場では、特定の地位を持ち、特定の立場にある人々は、さまざまなタイプに頼り、ビジネスマナーの明白で暗黙のルールを厳守します。適切に構築されたビジネスコミュニケーションは、初心者のマネージャーでも目標を達成することにつながります。

ビジネスコミュニケーションの概念は、一種のコミュニケーションを隠します。その目的は、交渉プロセス自体ではなく、特定の問題の解決または特定の目標の達成です。これは、会話のすべての参加者のリンクであり、外部にありますコミュニケーションプロセスそのもの。

このタイプの通信は、次の状況が存在するという点で他のタイプとは異なります。

• 目標、動機、または活動は、すべての対話者に共通する必要があります。
• 交渉者は共通の時空間隔にいます。ビジネス コミュニケーションは、あらゆる組織、グループ、またはチームで行うことができます。
• このプロセスのすべての参加者は相互に関連しており、社会的役割は参加者間で明確に分配されており、コミュニケーションの階層が構築されています。
• この文脈でのコミュニケーションには、ステータスに関係なく、すべての参加者が従わなければならない厳しい規則があります。職場環境での行動規範はビジネスマナーです。

ビジネスマナーの基本的なルールは、次のことを示唆しています。

• ビジネスの対話者はすべきです 特定のコミュニケーションスタイルに固執する、明確かつ簡潔に自分の考えを定式化し、自分の視点を支持する重要な議論を行い、対話者の話を聞いて聞くことができます。これは、ビジネスマンから余計な時間を奪われることなく、生産的な会話をするのに役立ちます.
• そのようなコミュニケーションでは、会話の参加者 できるだけ礼儀正しくなければなりません。.ビジネスミーティングは何らかの利益を追求しているため、あまり気持ちの悪い人とコミュニケーションを取らなければならないことがあります。
• 単語と簡単な文章を理解する このスタイルに固有のもの。複雑な言葉や外国語で表現すると、人を誤解させたり、気分を害したりする可能性があります。順番に、これは目標の達成を妨げます。

ビジネスコミュニケーションには、人に影響を与えるという異なる最終目標と原則を持つ3つの主要な機能があります。

• 情報・通信 この機能には、会話の参加者による特定の情報の収集と形成、および交渉プロセスにおける蓄積された知識の交換が含まれます。
• 規制コミュニケーション この機能は、通信参加者の行動を修正することを目的としています。企業コミュニケーションの間、主題は彼自身の行動モデルだけでなく、会話の他の参加者も規制します。この機能を実行するには、次の方法が適しています：スピーチエチケット、コピー動作の枠組み内での説得または提案。
• 効果的なコミュニケーション この機能は、コミュニケーションの対象の感情的な側面に直接関係しています。

ビジネスコミュニケーションのすべての既存の種類は、多くのパラメータに従って分類されています。既存のものの中で最も人気のあるものを検討してください。

情報交換の方法に応じて、口頭と書面によるビジネスコミュニケーションが区別されます。

1. 書面によるビジネスコミュニケーションには、あらゆる種類の公式文書が含まれます。これは、参照レポート、説明メモ、会議のレポートと議事録、ビジネスレター、声明、会社の内部憲章、償却行為、命令、書面による指示、職務記述書などです。 .署名または捺印のある公文書は、ビジネスコミュニケーションの対象です。
2. 交渉、会議、会議、商談、報告、計画会議は、口頭タイプのビジネス コミュニケーションに起因する可能性があります。

参加者間のやり取りの方法に応じて、ビジネスコミュニケーションには直接的および間接的なタイプがあります。

• 直接的なコミュニケーションには、追加の手段を使用しないパートナー間の交渉が含まれます。つまり、対話者は同じ部屋にいて、顔を合わせてコミュニケーションします。
• 電話、電子メール、ビデオなどの最新の通信手段を使用すると、間接的な接触が発生します。
• リモート通信により、さまざまな国のパートナー間のいくつかの問題を迅速に解決できます。しかし、経験上、対面での会話が最も生産的であることが示されています。

別の分類には、ビジネスコミュニケーションの種類を言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションに分類することが含まれます。

1. 言語コミュニケーションには、人間の言葉による人々の相互作用が含まれます。言語システムの助けを借りて、人の意図に応じて、音声テキストが形成されます。それらは、書面と口頭の両方で行うことができます。
2. 人々の間の非言語的相互作用は、音声を使用せずに発生します。このコミュニケーションの手段は、ボディランゲージ、顔の表情、視線、身体の運動性など、感情や感情の外的表現です。それらは、共通の概念である運動学によって結び付けられています。

タイプに加えて、ビジネスコミュニケーションの形態もあり、 それらはモノロジックとダイアログに分けられます.

1. 最初のグループには、1 人の参加者とのコミュニケーションの形式が含まれます。レポート、アピール、ウェルカム スピーチ、広告です。この場合、人がスピーカーとして機能し、リスナーに何らかの情報を伝えます。彼は自分が話していることを明確に理解し、自分の考えを明確に表現できなければなりません。
2. 対話形式には、2 人以上の参加者の存在が含まれます。

ネゴシエーションは、最も重要な問題について話し合う際のコミュニケーションの適切な形式であり、次のようなものです。

• 垂直 - より高い権限を持つ。
• 水平 - 組織内。
• 無許可 - つまり、予定外で、時間外に実施されます。
• 最高レベルで - 関心のある企業の長の地位にある人だけがいます。
• 拡張テーブルで - ワーキンググループまたは特別に任命された委員会の会議。

会話は、他の形式の中でも、最も非公式で単純化された性格を持っています。 作業環境での相互作用。問題を解決するために設計された職場での連絡はすべて、このフォームに起因する可能性があります。誰もが適切なタイミングで当局とのカジュアルな会話を開始し、関心のある問題の解決に巧みに導く才能を持っているわけではありません。

議論または論争は、異なる、しばしば対立する視点を比較することによって問題を解決する方法です。 生産的な議論の結果、すべての肯定的および否定的な点を順番に聞いた後、当事者の相互合意により単一の決定が採用されます。この形式のコミュニケーションは最も鮮やかな感情的な色合いを持っていますが、ビジネス界では特定のルールに従うのが通例です。対戦相手は長い間話してはならず、お互いに邪魔をしてはいけません。

ビジネス会話の開始から設定された目標の達成までのプロセスは、通常、特定の段階またはフェーズに分割されます。

それぞれについて詳しく考えてみましょう。

• 予定の準備。 この段階では、解決に必要なタスクの範囲を明確に特定するために、今後の会話の計画の概要を説明することが非常に重要です。会話の戦術と必要な議論の選択に基づいて、対話者について事前に問い合わせることは価値があります。結局のところ、その結果は会議がどれほど有意義なものになるかにかかっています。
• 場所と時間帯の指定 交渉のために。このパラメーターの定義は、対話者の役割によって異なります。通常、交渉の調整は上位の対話者によって設定されます。会議が対等である場合、参加者は相互に同意することができます。

• 設定と連絡 対話者と。このフェーズは、その機能上の目的によると、交渉の始まりです。多くの場合、対話者の最初の一見または言葉は、彼に対する潜在意識の態度を追加し、会話を続けたいという欲求に影響を与えます。連絡の確立中は、対話者をできるだけ早く説得し、心理的な接触を確立してステージを完了することが重要です-コミュニケーションのすべての参加者がポイントに到達する準備ができた瞬間です。
• 問題指定 利用可能な情報の共有。このフェーズでは、関心のあるすべての質問を表明し、会話の方向性を示し、問題の一般的な理解を与えることが重要です。
• 提案された解決策を支持する議論.議論の段階は、前の段階と密接に関連しており、そこからスムーズに流れます。この期間中、特に対話者が異なる視点を持っている場合は、問題を解決するというビジョンのすべての肯定的な側面に注意し、説得スキルを適用することが非常に重要です。
• 反論。 この段階では、常に同意するとは限らない対談者の反論に耳を傾けます。彼の立場の本質を理解するために、対話者の話を注意深く静かに聞くことが重要です。誘導的な質問は、反対意見が提供された情報の不足に関連しているかどうかを理解するのに役立ちます。
• 妥協点を見つける タスクを解決する際に。議論と提案を交互に行う過程で、交渉のすべての当事者に適した解決策が模索されます。
• 意思決定。 この段階は、すべての関係者が共通の立場に同意し、共通の分母に到達することを意味します。

• 記録結果。 すべての商談は、共同決定の確認書に署名することで終了します。契約は、会議がすべての人に受け入れられる最終結果をもたらすという事実を反映しています。
• 連絡を終了します。 重要な問題について話し合った後、対話者と適切に別れたり、名刺を残したり、パートナーに連絡先を尋ねたりできる必要があります。
• 分析 得られた結果。このフェーズは最終フェーズです。決定がどのように正しく、会話の参加者にとって有益であったかを示すように設計されています。

ビジネスを成功させる鍵は、顧客やパートナーとの適切に構築されたビジネス コミュニケーションです。 これを実現するには、いくつかのニュアンスを考慮する必要があります。

• 常に状況を制御する必要があります。 感情や感情の表れは、ビジネス環境では不適切です。恐怖感や不確実性は意思決定を妨げる可能性があり、対話者の操作によって引き起こされる哀れみは、不採算の契約に署名する可能性があります。話し合いなどの対話型のコミュニケーション中に失禁や攻撃性を示すことは容認できません。不均衡で常に疑い深いパートナーに対処したいと思う人はまずいないでしょう。
• 顧客のニーズを予測する能力 どのビジネスでも、企業のすべての活動はクライアントのニーズを満たすことを目的としているため、ビジネス管理を成功させるためのもう1つの重要な要素です。気配りと礼儀正しさ、最高レベルのサービスは、お客様が再び戻ってくるようにします。
• 計画 重要なものと二次的なものを区別する能力。どんな交渉でも、2番目の計画の詳細を掘り下げずに、簡潔かつ明確に話すことが重要です.通常、ビジネスマンは時間が限られているため、重要な会議のために長い独白を準備するべきではありません.
• ビジネス上の関係が個人的な関係を妨げてはなりません。 人が敵意を引き起こしたとしても、これは彼がビジネス関係で役に立たないという意味ではありません。友好的で支持的な態度の現れ、対話者の議論への誠実な関心は、生産的な会議を可能にします。
• 意図の誠実さと透明性。 交渉中は、誠実に行動し、事実と統計で言葉を確認する必要があります。結局のところ、収益性の高い取引のための不正行為は、パートナーの信頼を永久に損ない、評判を損なう可能性があります。
• 基本的なビジネスマナーの知識.

以下のビデオでは、ビジネス コミュニケーションの 5 つの基本的なルールについて説明しています。